Gdy dokumenty krążą między skrzynką e-mailową, segregatorem a telefonami do księgowości, firma traci czas na czynności, które nie zwiększają sprzedaży. E-księgowość porządkuje ten obieg. Różnica względem tradycyjnej obsługi polega na pracy online i stałym dostępie do danych, ale samo księgowanie nadal prowadzi Biuro Rachunkowe EUROMECENAS. W praktyce oznacza to mniej papieru i mniej pytań o status dokumentów.
Na czym polega ten model?
E-księgowość dla firm ma sens wtedy, gdy upraszcza pracę właściciela, a nie przenosi na niego obowiązków księgowych. Nasz model łączy obsługę biura rachunkowego z uporządkowanym obiegiem danych w systemie finansowo-księgowym online, a w firmach prowadzących pełną księgowość umożliwia także bieżący wgląd w dane bez rezygnacji ze wsparcia zespołu. Przedsiębiorca skupia się na sprzedaży i kosztach, a nie na technicznej stronie ewidencji.
Na taki model współpracy składają się konkretne elementy:
- Praca w Comarch ERP Optima oznacza stabilne środowisko i ułatwia bieżącą kontrolę zapisów.
- Rozdzielenie sprzedaży po stronie firmy i księgowania po naszej stronie eliminuje podwójne wprowadzanie danych.
- Przekazywanie dokumentów e-mailem, faksem lub pocztą pozwala wdrożyć usługę bez zmiany całego obiegu już od pierwszego dnia.
- Dostęp online do rejestrów, dokumentów i raportów skraca czas potrzebny na sprawdzenie kosztów, wyniku i historii zapisów.
- Chmurowe przechowywanie danych wspiera bezpieczeństwo i archiwizację dokumentów elektronicznych oraz pomaga zachować zgodność z ustawą o rachunkowości.
- Uporządkowany obieg faktur oraz elektroniczna wymiana dokumentów usprawniają codzienną pracę i ułatwiają organizację dokumentacji księgowej.
Jak wygląda współpraca?
E-księgowość ma działać przewidywalnie. Dlatego od początku jasno rozdzielamy zadania, terminy i kanały przekazywania dokumentów, aby właściciel firmy wiedział, co robi sam, a co przejmuje nasze biuro rachunkowe. Taki podział ogranicza przestoje i nerwowe szukanie danych pod koniec miesiąca.
Proces krok po kroku
Proces przebiega w czterech etapach:
- Ustalenie modelu pracy. Określamy liczbę dokumentów, sposób obiegu i potrzeby firmy. Do rozpoczęcia pracy wystarcza komputer z systemem Windows lub Linux oraz dostęp do internetu.
- Uruchomienie narzędzi. Udostępniamy program do wystawiania faktur i wymiany dokumentów z biurem. Dzięki temu dane sprzedażowe trafiają do właściwego obiegu bez ręcznych notatek.
- Przekazywanie dokumentów na bieżąco. Faktury zakupu trafiają do nas ustalonym kanałem, a my prowadzimy księgowanie po stronie biura rachunkowego. Klient nie musi samodzielnie prowadzić ewidencji ani pilnować technicznej strony zapisów.
- Rozliczenie i informacja końcowa. Po ujęciu dokumentów przekazujemy informacje dotyczące przygotowanych rozliczeń oraz należności wynikających z prowadzonej dokumentacji księgowej, w tym składek ZUS i zobowiązań podatkowych wynikających z ewidencji. Przedsiębiorca otrzymuje dane potrzebne do terminowego rozliczenia danego miesiąca. Takie zamknięcie miesiąca ułatwia planowanie płynności.
Jeżeli chcesz sprawdzić, czy taki model obsługi będzie odpowiedni dla Twojej firmy, prześlij podstawowe informacje o działalności i obecnym obiegu dokumentów.
Najważniejsze korzyści e-księgowości
E-księgowość porządkuje obieg dokumentów online, ogranicza papierowe formalności i daje stały dostęp do danych, a samo księgowanie nadal prowadzi Biuro Rachunkowe EUROMECENAS. Model oparty na Comarch ERP Optima eliminuje podwójne wprowadzanie danych, ułatwia kontrolę kosztów oraz analizę raportów, wspiera bezpieczeństwo dzięki chmurowej archiwizacji oraz usprawnia elektroniczny obieg dokumentów. Współpraca przebiega według jasnego planu: ustalenie modelu pracy, uruchomienie narzędzi, bieżące przekazywanie dokumentów i miesięczne rozliczenie z przekazaniem informacji wynikających z prowadzonej ewidencji księgowej.
FAQ
Czy przedsiębiorca musi sam prowadzić ewidencję w modelu e-księgowości?
Nie — księgowanie prowadzi Biuro Rachunkowe EUROMECENAS. Przedsiębiorca przekazuje dokumenty ustalonym kanałem, a biuro prowadzi ewidencję i przekazuje informacje wynikające z przygotowanych rozliczeń.
W jaki sposób mogę przekazywać dokumenty do biura?
Dokumenty można przesyłać e-mailem, faksem lub pocztą, co pozwala wdrożyć usługę od pierwszego dnia bez zmiany całego obiegu. Dostęp online umożliwia przegląd rejestrów i raportów.
Co daje zastosowanie Comarch ERP Optima w e-księgowości?
Comarch ERP Optima zapewnia stabilne środowisko, eliminuje podwójne wprowadzanie danych, ułatwia kontrolę kosztów i zapisów oraz wspiera chmurową archiwizację dokumentów.
